Cercle LAB : Retour sur la 3e réunion du club RH [2018/19]

Le 20 mars, le club RH du Cercle LAB s'est réuni autour du sujet « réaménager les espaces au service d'une nouvelles organisations du travail ». A l'issue de la présentation des projets de la MGEN et de Natixis Assurances, les participants ont bénéficié d'une visite guidée des nouveaux espaces de travail de ce dernier.

La troisième réunion Cercle LAB a eu lieu exceptionnellement dans les locaux de Natixis Assurances sur le thème des espaces de travail. C'était la troisième réunion de l'année, après celle du 26 septembre consacrée à l'entreprise libérée, et celle du 13 décembre sur la transformation des métiers.

En préambule, des participants ont partagé leurs expériences sur des sujets d'actualité comme la prime Macron et la mise en place du Comité social et économique (CSE).

Dans le secteur de l'assurance, Swiss Life, Aviva France, Axa France ou MNT ont été pionniers dans la rénovation de leurs espaces. Le réaménagement apparaît comme l'illustration concrète d'un projet de transformation. Dans un cadre d'optimisation des espaces de travail, les projets de réaménagement sont source d'économies potentielles. En décloisonnant les bureaux, les entreprises introduisent plus de transversalité et de dématérialisation. Souvent, ces projets de réaménagement s'accompagnent également de la mise en place d'un accord sur le télétravail, qui peut aller d'1 à 2 jours par semaine dans certaines entreprises. Le télétravail répond à une demande de plus de flexibilité de la part des salariés.

Le flex-office en question

Tout projet de réaménagement peut être source d'espoir mais également d'inquiétude de la part des salariés. Supprimer les bureaux individuels introduit plus d'égalité entre managers et salariés. Il peut y avoir des gagnants et des perdants et certains managers peuvent se sentir dépossédés de leurs avantages.

Le mode de travail en flex-office selon lequel les salariés n'ont pas une place fixe attitrée génère quelques désagréments comme le bruit, l'absence d'intimité ; il impose aux salariés de laisser leurs affaires personnelles dans un casier individuel et de nettoyer leur espace de travail à la fin de la journée, et surtout il peut être source de stress lorsque les places sont limitées.

Premier bilan chez Natixis Assurances

Les équipes de Natixis Assurances se sont installées dans les nouveaux locaux du 59 Avenue Pierre Mendes en juin 2018. Solène Herodin, chargée de projet auprès du directeur général, et Françoise Alfonsi, responsable de l'environnement de travail, ont dressé un premier bilan issu d'une enquête récente menée auprès des salariés. Globalement, ils sont satisfaits des espaces de travail : 80% d'entre eux constatent une amélioration de leur qualité de vie au travail. Ils saluent la modernité, la qualité des matériaux et l'esprit collaboratif.

Parmi les inconvénients, les salariés pointent le bruit, la qualité du service téléphonique intégré dans leurs ordinateurs portables et le faible nombre de places disponibles. Sur ce dernier point, le taux d'occupation des espaces est souvent proche de 100% certains jours de la semaine. « Avant de déménager ici, nous avions constaté un taux de présence d'environ 55% sur nos 800 espaces de travail. Nous avons donc prévu 70% de postes de travail dans ces nouveaux locaux. Nous sommes un peu serrés, et nous nous rendons compte aujourd'hui que le bon taux est 80% », indique Françoise Alfonsi. L'enquête a révélé que 25% des salariés laissent des signes de présence sur un poste de travail lorsqu'ils partent en réunion, de peur de ne pas trouver de place en revenant. Pour augmenter le nombre de postes, Natixis Assurances a décidé de transformer les tables hautes en bureaux, de passer de 1 à 2 jours de télétravail par semaine, et de créer de nouveaux postes. Le bancassureur réflechit même à transformer la cantine en bureau en dehors des temps de repas.

Frédéric Pauthier, DRH du groupe MGEN, de son côté, a présenté le projet réaménagement du siège du groupe MGEN baptisé Chrysalide. Frédéric Pauthier a insisté sur l'importance d'impliquer les collaborateurs dans la conception des nouveaux espaces et a présenté sa méthodologie d'ateliers de conception, animés par la société spécialisée JLL. Les collaborateurs de Natixis Assurances ont également été invités à participer à des laboratoires d'expression (Labex) pour imaginer, avec des pièces de Lego, l'agencement des nouveaux espaces.

Afin de montrer concrètement ce que le réaménagement peut donner, la MGEN ouvrira courant 2019 un "espace projet", avec des exemples de mobilier. Les collaborateurs pourront tester de nouveaux outils de travail et poser des questions. Des actions d'accompagnement au changement sont également prévues pour faire de la pédagogie autour des espaces partagés et former les managers.

Enfin, l'engagement de la direction générale est largement cité comme une des clés de succès. Le directeur général de Natixis Assurances, Jean-François Lequoy, par exemple, n'a pas de bureau fermé. L'exemplarité est donc indispensable dans ce genre de projet.